canlı destek

Hassas görev envanteri formu

 

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)   

1

Evrak havale işlemleri

- Zaman kaybı,

- Hizmet kalitesinin düşmesi,

-Görevin aksaması,

Orta

Evrakların ilgili personele havale edilmesi, gizli evrakların kimsenin görmemesi için gizli olarak teslim alınması ve teslim edilmesi, gizli evrakları görmesi gereken kişi veya kişilerin görmesi,

-Görevle ilgili mevzuat bilgisine sahip olmak,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak,

 -Dikkatli ve özenli olmak,

2

Merkez Personelinin Özlük İşlemleri

-İşlerin aksaması,

 -Hak kaybı,

 -Birim itibar kaybı,

Orta

Merkez personelinin özlük işlemleri ile ilgili taleplerinin Başhekimliğe bildirilmesi,

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak,

 -EBYS sistemi hakkında bilgi sahibi olmak,

3

Merkez Yönetim Kurulu Toplantısının Yürütülmesi İşlemleri

-Kurumsal İtibar Kaybı,

 -Kamu Zararı,

 -Görev Aksaması,

 -Hak kaybı

Yüksek

Merkez Müdürü başkanlığında yapılan yönetim kurul toplantılarının çağrılarının yapılması, toplantıların düzenli yapılması, toplantı gündeminin oluşturulması,

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

 -Mesleki alanda tecrübeli olmak,

 -Dikkatli ve özenli olmak, -İşin sahiplenilmesi,

 -İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

4

Merkez Yönetim Kurulu Toplantısının karar İşlemleri

-Kurumsal İtibar Kaybı,

-Kamu Zararı,

-Görev Aksaması,

-Hak kaybı,

-Zaman Kaybı,

 

Yüksek

Merkez Müdürü ile koordinasyon halinde olup merkez kurullarının gündemlerinin hazırlanması, yönetim kuruluna katılacak öğretim elemanlarına duyuru yapılması, merkez kurulu kararlarının yazılması, ilgililere tebliğ edilmesi, kararların merkez içi koordinasyonun sağlanması,

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak,

-Dikkatli ve özenli olmak,

 -İşin sahiplenilmesi,

 -İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

5

Merkezin Faaliyet, Stratejik Plan, Performans Kriterlerinin Hazırlanması İşlemleri

-Kurumsallaşmanın Gecikmesi,

 -Güven ve Kurum İtibar Kaybı,

Yüksek

Merkez faaliyetlerinin kurumsal hedefler doğrultusunda dikkatli ve özenli yürütülmesi, etkinlik ve verimliliğin arttırılması, performans kriterlerinin yüksek ve ölçülebilir olmasının sağlanması, öğretim elemanları arasında dönem ve eğitim yılı ile ilgili gerekli işbölümü ve güncelleme paylaşımın yapılmasının sağlanması,

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak,

-Dikkatli ve özenli olmak,

6

Merkez ile ilgili Yazışmaların Yapılması İşlemleri

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

 -Hak mağduriyeti

 -Görev Aksaması,

 -Merkez içi karışıklığa sebebiyet verme,

Yüksek

Merkez ile ilgili yazışmaların zamanında yapılması, bölüm içi koordinasyonun sağlanması, EBYS üzerinden evrakların rutin olarak takip edilmesi, bölüm içi koordinasyonun sağlanması

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak,

 -Dikkatli ve özenli olmak,

-İşin sahiplenilmesi,

-İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak

 -EBYS sistemi hakkında bilgi sahibi olmak,

7

Merkeze ait Resmi Evrakların Arşivlenmesi İşlemleri

-Kamu zararına sebebiyet,

 -İtibar kaybı,

 -Hak mağduriyeti

-Görev Aksaması,

Yüksek

Merkeze ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve bölümle ilgili evrakların dikkatli ve titizlikle dosyalama planına göre fiziksel evrakların arşivlenmesi,

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

 -Mesleki alanda tecrübeli olmak,

-Dikkatli ve özenli olmak,

 -İşin sahiplenilmesi,

 -İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

8

Merkez Personelinin Yıllık İzin İşlemleri

-İşlerin aksaması,

 -Hak kaybı,

 -Merkez itibar kaybı,

Orta

Merkez personelinin yıllık izin belgelerinin zamanında Başhekimliğe EBYS üzerinden sunulması, takibinin yapılması

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

 -Mesleki alanda tecrübeli olmak,

 -EBYS sistemi hakkında bilgi sahibi olmak,

9

Araştırma projeleri ile ilgili yazışmalar

- Bilgilerin İfşa olması

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

Yüksek

Proje yürütücüsü ve projede çalışan ekip ile birlikte koordinasyon halinde olması.

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

-Dikkatli ve özenli olmak,

 -İşin sahiplenilmesi,

 -İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

10

Araştırma projeleri ile ilgili rapor evraklarının hazırlaması

 

- Bilgilerin İfşa olması

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

Yüksek

Projeye ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ilgili evrakların dikkatli ve titizlikle dosyalama planına göre fiziksel evrakların arşivlenmesi,

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

-Dikkatli ve özenli olmak,

 -İşin sahiplenilmesi,

 -İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

12

Halka yönelik toplantı, seminer düzenlemek

 -İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

Orta

Kanser hakkında bilgilendirmede yeterli bilgiye sahip olmak.

-Görevle ilgili mevzuata sahip olmak,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak,

 -Dikkatli ve özenli olmak,

-İşin sahiplenilmesi,

-İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak

13

Merkeze ait demirbaşların kayıt işlemini tutmak ve takip etmek

 

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması

- Demirbaşın kaybolması

-Demirbaşın Bozulması

Yüksek

Merkeze gelen demirbaşların kayıt işlemlerinin tutulması, takip işlemleri ve kurallara uygun kullanımının sağlanması.

 -Dikkatli ve özenli olmak,

-İşin sahiplenilmesi,

-İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak

           

 

*   Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre Yüksek, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir.

** Alınması Gereken Kontroller ve Tedbirler

 

 

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

 

1

Evrak havale işlemleri

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

- Zaman kaybı,

- Hizmet kalitesinin düşmesi,

-Görevin aksaması,

2

Merkez Personelinin Özlük İşlemleri

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

-İşlerin aksaması,

 -Hak kaybı,

 -Birim itibar kaybı,

3

Merkez Yönetim Kurulu Toplantısının Yürütülmesi İşlemleri

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

-Kurumsal İtibar Kaybı,

 -Kamu Zararı,

 -Görev Aksaması,

 -Hak kaybı

4

Merkez Yönetim Kurulu Toplantısının karar İşlemleri

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

-Kurumsal İtibar Kaybı,

-Kamu Zararı,

-Görev Aksaması,

-Hak kaybı,

-Zaman Kaybı,

 

5

Merkezin Faaliyet, Stratejik Plan, Performans Kriterlerinin Hazırlanması İşlemleri

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

-Kurumsallaşmanın Gecikmesi,

 -Güven ve Kurum İtibar Kaybı,

6

Merkez ile ilgili Yazışmaların Yapılması İşlemleri

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

 -Hak mağduriyeti

 -Görev Aksaması,

 -Merkez içi karışıklığa sebebiyet verme,

7

Merkeze ait Resmi Evrakların Arşivlenmesi İşlemleri

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

-Kamu zararına sebebiyet,

 -İtibar kaybı,

 -Hak mağduriyeti

-Görev Aksaması,

8

Merkez Personelinin Yıllık İzin İşlemleri

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

-İşlerin aksaması,

 -Hak kaybı,

 -Merkez itibar kaybı,

9

Araştırma projeleri ile ilgili yazışmalar

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

- Bilgilerin İfşa olması

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

10

Araştırma projeleri ile ilgili rapor evraklarının hazırlaması

 

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

- Bilgilerin İfşa olması

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

11

Halka yönelik toplantı, seminer düzenlemek

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

 -İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

12

Merkeze ait demirbaşların kayıt işlemini tutmak ve takip etmek

 

Bireyselleştirilmiş Tıp Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması

- Demirbaşın kaybolması

-Demirbaşın Bozulması

         

 

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

1

Evrak havale işlemleri

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Orta

- Zaman kaybı,

- Hizmet kalitesinin düşmesi,

-Görevin aksaması,

Evrakların ilgili personele havale edilmesi, gizli evrakların kimsenin görmemesi için gizli olarak teslim alınması ve teslim edilmesi, gizli evrakları görmesi gereken kişi veya kişilerin görmesi,

2

Merkez Personelinin Özlük İşlemleri

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Orta

-İşlerin aksaması,

 -Hak kaybı,

 -Birim itibar kaybı,

Merkez personelinin özlük işlemleri ile ilgili taleplerinin Başhekimliğe bildirilmesi,

3

Merkez Yönetim Kurulu Toplantısının Yürütülmesi İşlemleri

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Yüksek

-Kurumsal İtibar Kaybı,

 -Kamu Zararı,

 -Görev Aksaması,

 -Hak kaybı

Merkez Müdürü başkanlığında yapılan yönetim kurul toplantılarının çağrılarının yapılması, toplantıların düzenli yapılması, toplantı gündeminin oluşturulması,

4

Merkez Yönetim Kurulu Toplantısının karar İşlemleri

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Yüksek

-Kurumsal İtibar Kaybı,

-Kamu Zararı,

-Görev Aksaması,

-Hak kaybı,

-Zaman Kaybı,

 

Merkez Müdürü ile koordinasyon halinde olup merkez kurullarının gündemlerinin hazırlanması, yönetim kuruluna katılacak öğretim elemanlarına duyuru yapılması, merkez kurulu kararlarının yazılması, ilgililere tebliğ edilmesi, kararların merkez içi koordinasyonun sağlanması,

5

Merkezin Faaliyet, Stratejik Plan, Performans Kriterlerinin Hazırlanması İşlemleri

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Yüksek

-Kurumsallaşmanın Gecikmesi,

 -Güven ve Kurum İtibar Kaybı,

Merkez faaliyetlerinin kurumsal hedefler doğrultusunda dikkatli ve özenli yürütülmesi, etkinlik ve verimliliğin arttırılması, performans kriterlerinin yüksek ve ölçülebilir olmasının sağlanması, öğretim elemanları arasında dönem ve eğitim yılı ile ilgili gerekli işbölümü ve güncelleme paylaşımın yapılmasının sağlanması,

6

Merkez ile ilgili Yazışmaların Yapılması İşlemleri

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Yüksek

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

 -Hak mağduriyeti

 -Görev Aksaması,

 -Merkez içi karışıklığa sebebiyet verme,

Merkez ile ilgili yazışmaların zamanında yapılması, bölüm içi koordinasyonun sağlanması, EBYS üzerinden evrakların rutin olarak takip edilmesi, bölüm içi koordinasyonun sağlanması

7

Merkeze ait Resmi Evrakların Arşivlenmesi İşlemleri

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Yüksek

-Kamu zararına sebebiyet,

 -İtibar kaybı,

 -Hak mağduriyeti

-Görev Aksaması,

Merkeze ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve bölümle ilgili evrakların dikkatli ve titizlikle dosyalama planına göre fiziksel evrakların arşivlenmesi,

8

Merkez Personelinin Yıllık İzin İşlemleri

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Orta

-İşlerin aksaması,

 -Hak kaybı,

 -Merkez itibar kaybı,

Merkez personelinin yıllık izin belgelerinin zamanında Başhekimliğe EBYS üzerinden sunulması, takibinin yapılması

9

Araştırma projeleri ile ilgili yazışmalar

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Yüksek

- Bilgilerin İfşa olması

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

Proje yürütücüsü ve projede çalışan ekip ile birlikte koordinasyon halinde olması.

10

Araştırma projeleri ile ilgili rapor evraklarının hazırlaması

 

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Yüksek

- Bilgilerin İfşa olması

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

Projeye ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ilgili evrakların dikkatli ve titizlikle dosyalama planına göre fiziksel evrakların arşivlenmesi,

11

Halka yönelik toplantı, seminer düzenlemek

Prof.Dr.Ulus Ali ŞANLI

 

Orta

 -İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması,

 

Kanser hakkında bilgilendirmede yeterli bilgiye sahip olmak.

12

Merkeze ait demirbaşların kayıt işlemini tutmak ve takip etmek

 

Bilg.İşl.Serpil DAĞ

Orta

-İşlerin aksaması,

 -Kurumsal İtibar Kaybı,

  -Görev Aksaması

- Demirbaşın kaybolması

-Demirbaşın Bozulması

Merkeze gelen demirbaşların kayıt işlemlerinin tutulması, takip işlemleri ve kurallara uygun kullanımının sağlanması.

           

 

*   Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre Yüksek, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir.

** Alınması Gereken Kontroller ve Tedbirler

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 


Ege Üniversitesi

EGE ÜNİVERSİTESİ